Ententa porque controlar o caixa é tão importante.             

A manutenção diária do caixa é vista por muitas vezes, como o ponto mais importante do negócio, afinal, permite saber diariamente quais valores entram e saem do estabelecimento.

Por isso, conhecer bem as rotinas e ferramentas para gerenciamento de caixa é essencial e precisa ser feita com muito cuidado e atenção.

Infelizmente, muitas empresas não controlam o caixa corretamente e cometem pequenos erros que, ao fazer o fechamento, resultam em um verdadeiro caos.

Por isso, montamos esse pequeno manual de boas práticas, para ajudar você a seguir a rotina do caixa da melhor maneira possível e minimizar as dores de cabeça provenientes.

O que é o Caixa?

O caixa é o “local” onde são registradas as entradas e saídas monetárias, como recebimento de vendas, recebimentos e contas, pagamento de contas, etc.

No caixa, existe o detalhamento de todas as formas de recebimentos e pagamentos, se no dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, PIX, etc.

Sua abertura é feita com o valor disponível na “gaveta” para troco, geralmente a mesma quantia remanescente do caixa anterior. A frequência com que os caixas são abertos e fechados variam de negócio para negócio, podendo ser diários ou por turnos, por exemplo.

Qual o processo mais indicado?

Os procedimentos variam muito de negócio pra negócio, entretanto vamos o modelo de fechamento diário, por ser o mais comum.

Ao seguir os passos abaixo, as chances de o caixa finalizar sem “quebras” ou “furos” aumentam muito, visto que são boas práticas e otimizações de rotinas e podem ser aplicadas independente do sistema utilizado.

•       Manter APENAS uma pessoa responsável pelo caixa.
  Se mais pessoas alimentarem ou retirarem valores do caixa, pode haver descontrole e em um provável conflito de valores, fica muito difícil de encontrar os erros.
•       Lançar TUDO no caixa na hora do evento.
  Não se deve deixar para lançar depois, aquele recebimento rápido, o gasto com cafezinho ou qualquer outro movimento de valores do caixa. O operador do caixa é um ser humano suscetível a esquecimentos, portanto, falhas. O descumprimento dessa rotina costuma causar grandes dores de cabeça no fim do expediente.
•       Fechar o caixa e iniciar um novo, caso o operador precise ser substituído.  
  O motivo é simples: Fica muito mais fácil cada operador controlar o seu caixa, do que ambos compartilharem o mesmo e no final, não se acharem nos valores.
•       Prestar muita atenção em como as vendas e contas são recebidas, para não lançar uma venda no PIX, por exemplo, e receber em dinheiro do cliente.
  Caso ocorra, o valor do caixa não “quebra”, mas o detalhamento não fecha e sobra dinheiro.
•       Ao finalizar o caixa, separar o que foi em dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, PIX, etc.
  Dessa forma, fica claro quais valores são digitais e quais são físicos.
•       Zerar o caixa ao fazer o fechamento e manter somente o valor da abertura do próximo.
  Dessa forma, o caixa fecha com o menor valor possível e o próximo já fica pronto para sua abertura.
•           Utilizar um sistema de controle de caixa, que faça todas as contas e permita maior controle, relatórios e resultados no seu negócio, como o Gênio, da Aldus Sistemas.
  Com um mecanismo fácil e simples de lidar, o Gênio apresenta detalhadamente todas as formas de recebimentos e seus somatórios, bem como as retiradas, detalhamento de clientes do período, entre muitas outras funcionalidades.

O que aprendemos?

Controlar o caixa não é uma tarefa fácil, tão pouco superficial. Se bem feito, seguindo todas as boas práticas e utilizando um bom sistema de gestão, como o Gênio, seu fechamento de caixa pode ser prático, mais rápido e confiável.

Muitas empresas que não controlam caixa diário acabam não sabendo onde está o dinheiro que circulou no dia, o que pode causar grandes furos e levar ao prejuízo. Por isso, controle corretamente, siga as boas práticas e utiliza um bom sistema de gestão.

Aqui na Aldus Sistemas, oferecemos ótimas ferramentas e um time especializado, que pode auxiliar nos entendimentos do seu negócio e orientar a melhor forma de fazer seu fechamento de caixa, seja diário, por turnos ou outros.

Entre em contato e saiba mais.